بهترین روش شروع مکالمه تلفنی + 10 مرحله و 28 نکته

شروع موثر مکالمه تلفنی برای برقراری ارتباط خوب و ایجاد روابط مهم است. چه تماس شخصی یا حرفه ای باشد، استفاده از تکنیک های مناسب می تواند به شما کمک کند تاثیر مثبتی داشته باشید و یک مکالمه موفق را تضمین کنید. در اینجا 10 مرحله و 28 نکته برای کمک به شما برای شروع مکالمه تلفنی آورده شده است:

مرحله 1: خود را آماده کنید قبل از برقراری تماس تلفنی یا پاسخ دادن به آن، لحظه ای وقت بگذارید تا خود را از نظر ذهنی آماده کنید. ذهن خود را پاک کنید، یک نفس عمیق بکشید و روی گفتگوی آینده تمرکز کنید. این به شما کمک می کند با اطمینان و وضوح به تماس نزدیک شوید.

مرحله ۲: حرفه ای باشید اگر در حال برقراری تماس کاری هستید، حفظ حرفه ای بودن در طول مکالمه مهم است. از زبان مناسب استفاده کنید، واضح صحبت کنید و محترمانه رفتار کنید. به یاد داشته باشید که در ابتدای تماس خود و سازمانتان را شناسایی کنید.

مرحله 3: خود را معرفی کنید هنگام پاسخ دادن یا برقراری تماس با فردی که ممکن است شما را نشناسد، با معرفی خود شروع کنید. نام و در صورت لزوم، وابستگی یا دلیل تماس خود را ذکر کنید. این به ایجاد رابطه کمک می کند و اطمینان می دهد که طرف مقابل می داند با چه کسی صحبت می کند.

مرحله 4: به طرف مقابل سلام کنید پس از معرفی خود، با لحنی دوستانه به طرف مقابل سلام کنید. معمولاً یک «سلام» یا «صبح بخیر/بعد از ظهر بخیر» کافی است. این یک لحن مثبت برای گفتگو ایجاد می کند.

مرحله 5: هدف تماس را بیان کنید در ابتدای مکالمه، هدف تماس خود را به وضوح بیان کنید. این به هر دو طرف کمک می‌کند تا بفهمند چرا صحبت می‌کنند و اطمینان می‌دهد که همه روی موضوع مورد نظر متمرکز می‌مانند.

مرحله 6: شرکت در گفتگوی کوچک (اختیاری) شرکت در گفتگوی کوچک می تواند به ایجاد رابطه و ایجاد ارتباط با شخص دیگر کمک کند. با این حال، این مرحله اختیاری است و به ماهیت تماس بستگی دارد. در صورت لزوم، در مورد روز طرف مقابل بپرسید یا قبل از غوطه ور شدن در مورد هدف اصلی تماس، به طور خلاصه در مورد یک موضوع مرتبط صحبت کنید.

مرحله ۷: از گوش دادن فعال استفاده کنید در طول مکالمه، گوش دادن فعال را تمرین کنید. به آنچه طرف مقابل می گوید توجه کنید، سوالات روشن کننده بپرسید و پاسخ های مناسب را ارائه دهید. این نشان می دهد که شما درگیر و علاقه مند به گفتگو هستید.

مرحله هشتم: لحن مثبت خود را حفظ کنید حفظ لحن مثبت و دوستانه در طول مکالمه به ایجاد فضایی دلپذیر کمک می کند. از شنیدن صدای عجولانه، تحریک‌آمیز یا بی‌علاقه خودداری کنید. لبخند زدن در حین صحبت نیز می تواند به انتقال مثبت کمک کند.

مرحله 9: مراقب صدای خود باشید به کیفیت و میزان صدای خود توجه کنید. واضح و با صدای مناسب صحبت کنید تا طرف مقابل شما را به راحتی درک کند. از زمزمه کردن، صحبت کردن خیلی آهسته یا فریاد زدن خودداری کنید.

مرحله 10: مکالمه را مودبانه پایان دهید وقتی زمان پایان دادن به مکالمه است، این کار را مؤدبانه انجام دهید. از شخص برای وقت خود تشکر کنید و هر نکته مهمی را که مورد بحث قرار گرفته است، تکرار کنید. در صورت لزوم، در مورد مراحل بعدی صحبت کنید یا برای ارتباط بیشتر ترتیب دهید.

در اینجا 28 نکته برای تقویت مهارت مکالمه تلفنی وجود دارد:

قبل از برقراری تماس یا پاسخ دادن به تماس، با هرگونه اطلاعات یا اسناد مرتبط آماده باشید.
حواس پرتی را به حداقل برسانید و محیطی آرام برای تمرکز بهتر پیدا کنید.
برای وضوح و راحتی بهتر از هدست یا هندزفری استفاده کنید.
آهسته و واضح صحبت کنید و کلمات خود را بیان کنید.
از قطع کردن حرف طرف مقابل در حین صحبت کردن خودداری کنید.
آداب تلفنی را با نجویدن آدامس، خوردن یا آشامیدن در حین تماس رعایت کنید.
از زبان مناسب استفاده کنید و از اصطلاحات عامیانه یا اصطلاحاتی که ممکن است برای طرف مقابل ناآشنا باشد پرهیز کنید.
به تفاوت های فرهنگی توجه داشته باشید و سبک ارتباطی خود را بر این اساس تطبیق دهید.
اگر نیاز دارید تماس گیرنده را در حالت تعلیق قرار دهید، ابتدا از او اجازه بگیرید و زمان انتظار را تا حد امکان کوتاه نگه دارید.
از زبان مثبت استفاده کنید و از اظهارات منفی یا متضاد پرهیز کنید.
در طول تماس یادداشت بردارید تا به شما کمک کند جزئیات مهم را به خاطر بسپارید.
از انجام چند کار در طول مکالمه خودداری کنید زیرا می تواند منجر به حواس پرتی و سوء تفاهم شود.
در صورت لزوم از نام شخص برای شخصی سازی مکالمه استفاده کنید.
صبور باشید و به طرف مقابل فرصت دهید تا خود را به طور کامل بیان کند.
از بلندگو استفاده نکنید مگر در موارد ضروری، زیرا ممکن است بر کیفیت صدا تأثیر بگذارد.
همدلی را تمرین کنید و سعی کنید دیدگاه طرف مقابل را درک کنید.
اگر نیاز به انتقال تماس دارید، دستورالعمل‌های واضحی را ارائه کنید و اطمینان حاصل کنید که از یک ترمای روانی برخوردار استnition.
از لحن صدای خود آگاه باشید و آن را برای انتقال احساسات یا مقاصد مختلف تنظیم کنید.
از تبریک های مناسب بر اساس زمان روز استفاده کنید (مثلاً «صبح بخیر»، «عصر بخیر»، «عصر بخیر»).
با اطمینان صحبت کنید اما از متکبرانه یا بیش از حد قاطعانه به نظر نرسید.
از سؤالات باز برای تشویق بحث و جمع آوری اطلاعات بیشتر استفاده کنید.
از به کار بردن کلمات پرکننده بیش از حد مانند “اوم” یا “مثل” خودداری کنید.
از تنفس خود آگاه باشید و برای حفظ وضوح با سرعت ثابت صحبت کنید.
اگر مشکلات فنی در تماس وجود دارد، برای هر گونه ناراحتی ایجاد شده عذرخواهی کنید و راه حل مناسبی بیابید.
با مختصر و متمرکز نگه داشتن مکالمه به وقت طرف مقابل احترام بگذارید.
در ارتباطات خود صادق و معتبر باشید، زیرا مردم اغلب از طریق تلفن احساس عدم صداقت می کنند.
اگر نیاز به تماس بعدی دارید، روی زمان یا روش خاصی برای ارتباط بیشتر توافق کنید.
تکنیک‌های پایان فعال، مانند خلاصه کردن نکات کلیدی یا ابراز قدردانی قبل از قطع کردن تلفن را تمرین کنید.

با پیروی از این مراحل و نکات، می توانید مکالمات تلفنی را با اطمینان و به طور موثر، چه در تنظیمات شخصی یا حرفه ای، آغاز کنید.

سه مرجع معتبر/نام دامنه:

Harvard Business Review: HBR یک نشریه معتبر است که بینش هایی را در مورد استراتژی های ارتباطی موثر، از جمله مکالمات تلفنی ارائه می دهد.
The Muse: The Muse یک وب‌سایت توسعه شغلی است که نکات و توصیه‌هایی را در مورد مهارت‌های حرفه‌ای مختلف، از جمله آداب معاشرت تلفن ارائه می‌کند.
Forbes: فوربس یک مجله تجاری معروف است که طیف گسترده ای از موضوعات را پوشش می دهد، از جمله مهارت های ارتباطی برای موفقیت در محل کار.

موضوعات: بدون موضوع لینک ثابت

فرم در حال بارگذاری ...

فید نظر برای این مطلب